Capacitatea de a stoca, arhiva si recupera documente usor si in mod sistematic, in mod evident este esentiala pentru asigurarea tuturor angajatilor care lucreaza cu cele mai actuale informatii disponibile, si care pot lucra cu scopul de a preveni pierderea de ore de productivitate, incercand sa recupereze documente care au fost slab arhivate sau arhivate intamplator.
Am intocmit o lista care cuprinde doar cateva dintre avantajele pe care un soft management documente le poate oferi oricarei companii care cauta sa-si organizeze mai bine comunicarile interne si externe, asa ca in cazul in care sunteti proprietarul unei afaceri, acest articol cu siguranta vi se potriveste.
Informatii centralizate
Utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor permite companiei dvs. sa se asigure ca toate documentele necesare sunt pastrate la un moment dat. Toti angajatii stiu care sunt locurile in care este necesar sa caute pentru a gasi informatiile de care ai nevoie, iar cu o utilizare obisnuita nu ramaneti blocat fara documentele necesare in cazul in care un angajat pleaca in vacanta sau paraseste organizatia.
Actualizare simultana
Pastrarea tuturor documentelor necesare intr-o singura locatie asigura actualizarea simultana a documentelor pe masura ce apar modificari. Modificarile simple si complexe pot fi reflectate automat, astfel incat sa stiti ca indiferent cine acceseaza datele, este actualizat si complet, deoarece totul este intr-un singur loc.
Securitate
Pastrarea informatiilor sensibile intr-un sistem de gestionare a documentelor ajuta la asigurarea securitatii informatiilor. Un prejudiciu ireversibil poate veni la o afacere daca datele vitale cad in mainile gresite. S
olutiile de gestionare a documentelor sunt asadar deosebit de importante, in conditiile in care va permit sa protejati informatiile comerciale confidentiale printr-o varietate de moduri, cum ar fi de exemplu prin utilizarea setarilor de permisiuni care permit utilizatorilor autorizati sa acceseze doar anumite documente.
Aceste sisteme pot urmari de asemenea, cine sunt persoanele care acceseaza aceste documente si cand, astfel incat sa fiti intotdeauna la curent in legatura cu cine are si ce informatii are.
Accesati oricand, oriunde
Anumite sisteme de gestionare a documentelor permit accesul indiferent de dispozitivul pe care il foloseste un individ si indiferent unde se afla persoana respectiva. Acest lucru poate fi deosebit de important pentru companiile care au o baza mare de clienti, si care doresc actualizari frecvente si imediate ale informatiilor lor.
De asemenea, un soft management documente este util companiilor care au o forta de munca mare in toata tara sau pe glob, oferindu-le acces la date indiferent de fusul orar in care se pot gasi.
Organizare
Este de la sine inteles ca un sistem de gestionare a documentelor permite companiilor sa isi gestioneze si sa isi organizeze datele. Sistemele pot fi personalizate pentru a ajuta la filtrarea informatiilor pentru a facilita organizarea si localizarea lor.
Construite corect, aceste sisteme pot fi cautate extrem de mult si pot fi clasificate si subcategorizate pentru a va asigura ca informatiile sunt la indemana dvs. cu o simpla cautare a cuvintelor cheie.
Colaborare
Sistemele de gestionare a documentelor sunt surse excelente de colaborare intre colegi. Indiferent daca este vorba de crearea unei noi prezentari sau de editarea unui portofoliu curent, aceste sisteme permit persoanelor fizice sa colaboreze la lucru, fara intoarcerea si asocierea versiunii prin e-mail.
De asemenea, un soft management documente le permite persoanelor aflate la o distanta de mii de kilometri sa colaboreze perfect si simultan.
Arhivare
Arhivarea documentelor sensibile sau legate de conformitate poate fi extrem de costisitoare. Trebuie sa stocati documentele pe hartie, sa asigurati o securitate corespunzatoare si sa arhivati eficient datele pentru a facilita regasirea usoara, insa acest lucru poate fi prohibitiv pentru multe intreprinderi.
Trebuie sa reproduceti documente, deoarece originalele nu sunt disponibile, sunt pierdute sau e-mailate gresit, iar aceste activitati consuma timp si scad productia.
Selectarea unui sistem de gestionare a documentelor care permite arhivarea electronica a documentelor este o solutie inteligenta care previne toate aceste probleme. Persoanele autorizate pot accesa imediat documentele online si accesa informatii sau pot retrimite imediat orice document unui client.
